Ce documente îi trimiți contabilului în fiecare lună (PFA și SRL)
În fiecare lună, contabilul are nevoie de aceleași lucruri: extrasele de cont, facturile emise și primite și documentele pentru plățile fără factură. Ce diferă de la o firmă la alta sunt detaliile. Lista de mai jos acoperă cazul obișnuit; contabilul tău îți spune ce se adaugă.
Actualizat:
Lista lunară
| Document | De unde îl iei | La ce îi folosește contabilului |
|---|---|---|
| Extrasele de cont, pentru fiecare cont al firmei | Din aplicația băncii sau din internet banking, ca PDF emis de bancă | Verifică soldurile și înregistrează fiecare încasare și plată |
| Facturile emise | Din programul de facturare sau din SPV | Înregistrează veniturile |
| Facturile primite | Din SPV și de la furnizorii care nu trimit prin e-Factura | Înregistrează cheltuielile |
| Bonuri și dovezi pentru plățile cu cardul sau în numerar | De la comerciant, pe hârtie sau pe e-mail | Leagă fiecare plată din extras de un document |
| Contracte și alte acte, când s-a întâmplat ceva neobișnuit | Din arhiva ta | Explică o încasare sau o plată fără factură: un împrumut, un avans, o chirie |
Lista exactă depinde de activitatea ta și de felul în care lucrează contabilul. Unii cer și registrul de casă, statele de plată sau deconturile. Întreabă-l o singură dată și păstrează lista lui.
Extrasul emis de bancă și exportul de tranzacții
Sunt două lucruri diferite. Extrasul de cont este documentul pe care îl emite banca pentru o perioadă: are antetul băncii, soldul de început, soldul de sfârșit și toate operațiunile dintre ele. Exportul de tranzacții este o listă scoasă dintr-o aplicație, de obicei ca tabel: e comod de căutat și de sortat, dar nu este documentul băncii.
Contabilii cer de obicei extrasul emis de bancă, iar lista o folosesc ca ajutor. Întreabă-l pe al tău ce format vrea și dacă îi trebuie extras și pentru lunile în care contul nu a avut mișcări.
Ce se cere cel mai des a doua oară
- Plăți fără document. O plată cu cardul la care nu ai păstrat bonul sau factura. Cere documentul de la comerciant cât încă îl mai găsești.
- Extrasul unui cont uitat. Contul în valută, cel de economii sau cel deschis la a doua bancă.
- Facturi plătite cu cardul personal. Factura e pe firmă, dar plata nu apare în extrasul firmei. Spune-i contabilului din ce cont s-a plătit.
- Documente în altă valută. Facturi de la furnizori din străinătate, la care suma din extras e în lei, iar cea din factură în altă monedă.
Cum le strângi la un loc
Fă un dosar pe lună, cu același fel de nume de fiecare dată, de exemplu anul și luna. În el, câte un subdosar pentru extrase, facturi emise, facturi primite și alte documente. Dă fișierelor nume după aceeași regulă: data, partenerul, numărul documentului.
Alege o zi din lună în care trimiți totul și ține-te de ea. Trimite un singur mesaj cu tot dosarul, nu zece mesaje cu câte un fișier: contabilul vede dintr-o privire ce are și ce lipsește. Dacă lipsește ceva, scrie asta în mesaj, ca să nu fie nevoie să te întrebe.
Înainte să trimiți, verifică și ce facturi au fost plătite: vezi cum verifici ce facturi din e-Factura au fost plătite.
Lista de control
- Extras emis de bancă pentru fiecare cont al firmei, pe luna întreagă
- Toate facturile emise în lună
- Toate facturile primite în lună, inclusiv cele de la furnizori din străinătate
- Un document pentru fiecare plată cu cardul sau în numerar
- O explicație pentru fiecare încasare fără factură
- O notă cu ce lipsește și de ce
- Un singur mesaj către contabil, în ziua stabilită
Întrebări frecvente
Ce documente îi trebuie contabilului lunar?
De obicei: extrasele de cont pentru fiecare cont al firmei, facturile emise și primite și câte un document pentru plățile fără factură. Contabilul tău îți spune ce se adaugă pentru activitatea ta.
Până când trimit documentele?
Depinde de contabil și de declarațiile pe care le are de depus pentru tine. Stabiliți împreună o zi fixă din lună și ține-te de ea.
Pot trimite poze cu bonurile?
Întreabă contabilul ce format acceptă. Unii lucrează cu poze clare sau cu PDF-uri, alții cer și originalul pe hârtie.
Aura Business, în curând: strânge dosarul lunar și îl trimite contabilului dintr-un link.
Informații generale, nu consultanță fiscală sau contabilă.