Cum verifici ce facturi din e-Factura au fost plătite
e-Factura ține evidența facturilor emise și primite, dar nu știe dacă au fost plătite. Ca să afli, pui lista din SPV față în față cu extrasul de cont și bifezi fiecare încasare. Durează, dar se poate face ordonat, o dată pe săptămână sau pe lună.
Actualizat:
De ce nu vezi plățile în e-Factura
RO e-Factura este un sistem pentru facturi, nu pentru bani. Ordonanța care l-a înființat îl descrie ca un ansamblu de principii, reguli și aplicații care are ca scop primirea facturii de la emitent, stocarea ei și transmiterea către destinatar (OUG nr. 120/2021, art. 3 alin. (2), pe site-ul Ministerului Finanțelor). Plata se face separat, prin bancă, iar banca nu trimite nimic în acest sistem. De aceea, o factură arată la fel în SPV în ziua în care a fost emisă și după ce a fost plătită.
Mai e un detaliu practic. După ghidul ANAF, fișierele facturilor rămân disponibile în sistem 60 de zile de la publicare, apoi sunt arhivate și se eliberează la cerere (Ghidul ANAF privind RO e-Factura, capitolul despre arhivare). Dacă lași verificarea pe mai târziu, salvează-ți facturile din timp.
Metoda manuală, pas cu pas
Ai nevoie de două lucruri: lista facturilor și extrasul de cont pentru aceeași perioadă. Un tabel simplu, cu o coloană pentru data încasării, e de ajuns.
- Alege perioada. O lună calendaristică e cel mai simplu: aceeași lună pentru facturi și pentru extras.
- Fă lista facturilor emise. O iei din programul tău de facturare sau din SPV, din lista de răspunsuri pentru facturi (ghidul ANAF arată pașii). Pentru fiecare factură notezi numărul, clientul, suma și scadența.
- Deschide extrasul de cont. Aceeași perioadă, plus câteva zile din luna următoare, pentru plățile venite mai târziu.
- Potrivește după sumă. Caută totalul fiecărei facturi printre încasări.
- Verifică după nume sau după număr. Când două facturi au aceeași sumă, uită-te la numele plătitorului și la detaliile plății: mulți clienți trec acolo numărul facturii.
- Marchează ce e plătit. Lângă fiecare factură treci data încasării.
- Ce rămâne nemarcat ți se datorează. Ordonează după scadență și vezi cine a întârziat.
Ce încurcă de obicei
| Situație | Cum o tratezi de mână |
|---|---|
| Plată parțială | Notezi suma primită lângă factură și lași factura deschisă pentru diferență. |
| O plată pentru mai multe facturi | Aduni facturile clientului până obții suma încasată și le marchezi pe toate cu aceeași dată. |
| Plată fără număr de factură în detalii | Te iei după nume și după sumă. Dacă tot nu e clar, întrebi clientul ce a plătit. |
| Clienți din afara e-Factura | Nu toate facturile trec prin sistem. Ghidul ANAF enumeră ca exceptate, de exemplu, livrările de bunuri în afara Uniunii Europene și livrările intracomunitare de bunuri (sursă). Pe acestea le ții într-o listă separată și le verifici la fel. Contabilul îți spune care dintre facturile tale intră aici. |
| Plată în altă valută | Suma din extras diferă de cea din factură din cauza cursului. Compari în moneda facturii, dacă banca o afișează, sau accepți o diferență mică și notezi cursul. |
| Retururi și stornări | O factură de stornare scade ce ai de încasat. O legi de factura inițială și urmărești doar diferența. |
Facturile primite: ce ai de plătit
Aceeași verificare merge și invers. Iei lista facturilor primite, le ordonezi după scadență și cauți fiecare sumă printre plățile din extras. Ce nu găsești este încă de plătit.
Fii atent la facturile plătite cu cardul sau din alt cont: plata există, dar nu în extrasul la care te uiți. Notează lângă factură de unde s-a plătit, ca să nu o plătești a doua oară.
O rutină lunară
- Alege o zi fixă, de exemplu în prima săptămână din lună, pentru luna încheiată. Dacă ai multe facturi, fă verificarea săptămânal.
- Salvează facturile emise și primite din SPV într-un dosar pe lună, înainte să treacă cele 60 de zile.
- Păstrează lista cu ce ai marcat: factura, suma și data plății.
- Trimite-le clienților întârziați un mesaj scurt, cu numărul facturii și scadența.
- Dă-i contabilului lista cu ce a rămas neîncasat și neplătit, împreună cu extrasele. Vezi și ce documente îi trimiți contabilului în fiecare lună.
Întrebări frecvente
Se vede în e-Factura dacă o factură a fost plătită?
Nu. Sistemul primește, stochează și transmite facturi; plățile trec prin bancă și nu ajung în el. Ca să afli dacă o factură a fost plătită, o cauți în extrasul de cont.
Cum aflu ce clienți nu mi-au plătit?
Pui lista facturilor emise față în față cu încasările din extras și marchezi ce se potrivește. Facturile rămase nemarcate și trecute de scadență sunt cele întârziate.
Ce fac cu o plată care acoperă mai multe facturi?
Aduni facturile aceluiași client până ajungi la suma încasată și le marchezi pe toate ca plătite, cu aceeași dată. Dacă suma nu se potrivește cu nicio combinație, întreabă clientul ce facturi a plătit.
Aura Business, în curând: potrivește automat facturile din e-Factura cu încasările din bancă.
Informații generale, nu consultanță fiscală sau contabilă.